Comment embarquer ses membres ?

Quelques étapes importantes

Soignez l'annonce de votre changement d'outil

Savoir opérer la transition vers un nouvel outil est une phase décisive pour la vie d’une organisation. La nouveauté est souvent source d'appréhension dès lors qu'elle implique un changement de repère habituel.

Pour garantir le succès de l’engagement sur l’outil, il est important d’embarquer vos membres le plus tôt possible. En amont du lancement, prévoyez une annonce marquante présentant l'outil, les nouveaux modes de travail et de communication à venir et surtout, mettez en avant sa valeur ajoutée pour votre organisation.

Préparez la bascule pas à pas

Par la suite, un point clé est d’effectuer cette transition de manière progressive mais ferme afin de mener une conduite du changement efficace et embarquer même les plus réticents. Pour favoriser l'activité de vos membres sur le réseau, il est essentiel de montrer l'exemple. En tant que gestionnaire d'organisation, il convient de maîtriser la plateforme sur le bout des doigts, de publier régulièrement du contenu et d'inciter vos membres à interagir.

Gagnez en focus en centralisant vos échanges

Whaller est une plateforme de réseau social et collaboratif « tout-en-un » ce qui a l'avantage de réduire l’envoi d’emails et d’empêcher la multiplication d’outils collaboratifs. La sphère et ses outils offrent des possibilités multiples de communication et de collaboration.

Remportez l'adhésion de vos membres grâce à la formation

Pour une adoption et une prise en main efficaces de la plateforme, il est indispensable de former vos membres et de leur fournir les ressources nécessaires (tutoriels, guide d'utilisation, webinaire de découverte ...) pour s'approprier les fonctionnalités. Plus ils seront autonomes sur l'outil, plus ils deviendront des membres actifs de votre organisation.

Identifiez les bonnes personnes pour mettre en oeuvre la conduite du changement

Pour vous aider dans ce travail, il sera nécessaire d'identifier des ambassadeurs - à l'aise avec les réseaux sociaux et la communication - pour mettre en place la stratégie que vous aurez définie. Dans le cadre d'un déploiement à grande échelle, ces ambassadeurs seront associés au projet en tant que bêta-testeurs de votre organisation avant son lancement officiel.

Par la suite, ils auront un rôle clé dans l'animation du réseau. Choisissez des collaborateurs enthousiasmés par le projet et l'utilisation de nouveaux outils, vous pourrez alors leur conférer des droits en les nommant administrateur de sphère ou encore responsable de publication.

1. Utilisez les ressources à votre disposition

Whaller est simple de prise en main et il est essentiel que vos utilisateurs maîtrisent la plateforme dès le début afin de devenir de véritables acteurs au sein de votre réseau. Nous proposons plusieurs ressources pour accompagner vos utilisateurs.

Nos guides de bienvenue :
Pour les gestionnaires d'organisation : découvrez les différentes pages de gestion (demandes, membres, sphères, analytics...)
Pour les administrateurs de sphères : découvrez les fonctionnalités de la sphère (demandes et invitations, membres, la modération, les outils)
Pour les membres : découvrez comment créer un réseau, les interfaces, les icônes, les publications


Nos check-lists :
Pour les gestionnaires d'organisation
Pour les administrateurs de sphères
Pour les nouveaux utilisateurs

Les articles de notre aide en ligne.

Les tutoriels de notre chaîne YouTube


Notre équipe support Whaller que vous pouvez contacter directement sur contact@whaller.com ou via le bouton "Besoin d'aide" en bas à droite de votre écran.

2. Participez à nos sessions de webinaires interactifs

Une fois par mois, nous organisons un webinaire de découverte de Whaller d'environ trois quarts d'heure visant à vous présenter l'essentiel de la plateforme et à faciliter vos premiers pas. Au cours de cette démonstration, nous passons en revue le fonctionnement général de Whaller, la création de réseau et notamment tout ce qu'il est possible de faire au sein d'une sphère : envoyer des messages - à tous les membres ou privés -, organiser des événements & des visioconférences, assigner des tâches, lancer un sondage etc.

Ces webinaires sont interactifs ce qui vous permet d'adresser toutes vos questions en direct. Alors n'attendez plus et encouragez vos membres à participer au webinaire de découverte dès que possible !

Inscriptions juste ici : webinaire de découverte de Whaller

Pour toute demande de formations ou webinaires personnalisés, adressez votre demande à l'adresse suivante : contact@whaller.com

3. Nos astuces

Créez une sphère d'aide dédiée aux questions de vos membres afin de rendre l'accès à l'information facile et fluide.

L'administration de cette sphère sera déléguée à des personnes maîtrisant à la fois la plateforme et votre organisation interne.

Profitez de la box de fichiers pour déposer des supports d'aide et/ou mettez en place des widgets de sphère, tels que des liens utiles ou des vidéos pour anticiper les questions de vos membres.

Créez et personnalisez vos propres tutoriels : rien de tel que des ressources à l’image de votre organisation pour embarquer vos membres ! A leur arrivée, vous pourrez alors leur fournir un "kit de démarrage" composé de tutoriels, de guides ou encore de bonnes pratiques que vous souhaitez instaurer.

Mettez en place un rendez-vous régulier : favoriser le dialogue avec votre communauté vous permettra de créer du lien et de faciliter leur adaptation. Ces événements - en physique ou en visioconférence - vous permettront de créer du lien, de développer l'adhésion, et pourquoi pas d'accompagner vos membres au cours de formations. De plus, cela sera l'occasion d'avoir leur retour d'expérience et de collecter des remontées d'améliorations sur l'organisation de votre réseau et/ou de la plateforme.

Remontez vos demandes d'amélioration

Whaller dispose d'une plateforme de suggestions que nous vous invitons à consulter et à agrémenter selon vos attentes : plateforme de suggestions.

Mis à jour le : 07/02/2023