Collaborer avec la suite bureautique Whaller 365
Whaller 365 (disponible à partir de l'offre Pro*) vous permet de visualiser, créer, modifier et coéditer des documents stockés dans une box de fichiers en temps réel.
Vous pouvez visualiser n’importe quel document directement depuis la box de fichiers (en cliquant sur le document), sans nécessairement devoir le télécharger.
Note : Les fichiers ne peuvent pas être édités lorsque vous les ouvrez en mode « aperçu ».
Vous pouvez débuter la coédition de deux manières différentes :
A partir d’un fichier ouvert en mode « aperçu » en vous rendant dans la rubrique « Éditer en ligne ». Suite à cela, une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous permettra de commencer à faire vos modifications.
Depuis le menu de la box de fichiers en cliquant sur les trois petits points situés à côté du fichier que vous souhaitez éditer. Sélectionnez l’option « Éditer en ligne » pour lancer le mode coédition dans une nouvelle fenêtre.
Dans l'éditeur de documents il y a deux modes pour collaborer sur des documents en temps réel : Rapide et Strict. Il est possible de choisir le mode voulu via l'onglet "Collaboration" de la barre d'outils supérieure :
Mode Rapide
Le mode Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel. Lorsque vous co-éditez un document en mode Rapide, la possibilité de Rétablir la dernière opération annulée n'est pas disponible. Le mode Rapide affichera les actions et les noms des co-éditeurs tandis qu'ils modifient le texte.
Mode Strict
Le mode Strict est sélectionné pour masquer les modifications d'autres utilisateurs jusqu'à ce que vous enregistriez vos propres modifications et acceptiez les modifications apportées par d'autres utilisateurs. Lorsqu'un document est en cours de modification par plusieurs utilisateurs simultanément dans le mode Strict, les passages de texte modifiés sont marqués avec des lignes pointillées de couleurs différentes.
Dès que l'un des utilisateurs sauvegarde ses modifications, les autres verront une note dans la barre d'état indiquant qu'il y a des mises à jour.
Pour enregistrer les modifications apportées et récupérer les mises à jour de vos co-auteurs cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure. Les mises à jour seront marquées pour vous aider à contrôler ce qui a été exactement modifié.
Note : Tout membre de la sphère peut modifier un document. Cependant, un document ne peut être supprimé que par son auteur (la personne qui l'a créé ou l'a téléchargé) ou l'administrateur de la sphère.
Pour ajouter au commentaire à votre document, sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en évidence. Suite à cela, rendez-vous dans l’onglet « Collaboration », puis l’option « Ajouter un commentaire », celui-ci sera visible par l’ensemble des membres.
Pour afficher tous les commentaires ajoutés dans le document, rendez-vous dans la colonne de gauche et cliquez sur l'icône « Commentaires ».
Pour engager une conversation en temps réel avec d'autres membres travaillant sur le même document, rendez-vous dans la colonne de gauche et cliquez sur l'icône « Chat ».
Une fenêtre de discussion s’ouvrira pour que vous puissiez écrire et envoyer des messages.
Par défaut, les modifications sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure qu'elles sont effectuées.
Si plusieurs membres travaillent sur le même fichier, les modifications sont enregistrées automatiquement lorsque la dernière personne qui l'a modifié ferme le document.
Pour modifier l’intitulé d’un document depuis la box de fichiers, cliquez sur les trois petits points situés à côté du document en question, puis sélectionnez « Renommer ».
Télécharger un fichier
Les documents peuvent être téléchargés dans différents formats : DOCX, PDF, TXT, HTML ...
Pour ce faire, sélectionnez l’option « Fichier » puis « Télécharger comme… » et choisissez le format que vous souhaitez.
Pour créer un nouveau document depuis la box de fichiers, cliquez sur le bouton "+ Nouveau". Vous aurez la possibilité de créer un nouveau fichier de traitement de texte (Word), feuilles de calcul (Excel) et présentations (PowerPoint).
Vous pouvez également téléverser un document de votre ordinateur à votre box de fichiers via le bouton "Importer".
Offre Pro : coédition de documents Word
Offre Business & Enterprise : coédition de documents : fichier de traitement de texte (Word), feuilles de calcul (Excel) et présentations (PowerPoint)
Afin de faciliter la communication autour de l'aspect collaboratif, découvrez les conversations liées à un fichier
Visualiser un fichier
Vous pouvez visualiser n’importe quel document directement depuis la box de fichiers (en cliquant sur le document), sans nécessairement devoir le télécharger.
Note : Les fichiers ne peuvent pas être édités lorsque vous les ouvrez en mode « aperçu ».
Éditer un document
Vous pouvez débuter la coédition de deux manières différentes :
A partir d’un fichier ouvert en mode « aperçu » en vous rendant dans la rubrique « Éditer en ligne ». Suite à cela, une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous permettra de commencer à faire vos modifications.
Depuis le menu de la box de fichiers en cliquant sur les trois petits points situés à côté du fichier que vous souhaitez éditer. Sélectionnez l’option « Éditer en ligne » pour lancer le mode coédition dans une nouvelle fenêtre.
Dans l'éditeur de documents il y a deux modes pour collaborer sur des documents en temps réel : Rapide et Strict. Il est possible de choisir le mode voulu via l'onglet "Collaboration" de la barre d'outils supérieure :
Mode Rapide
Le mode Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel. Lorsque vous co-éditez un document en mode Rapide, la possibilité de Rétablir la dernière opération annulée n'est pas disponible. Le mode Rapide affichera les actions et les noms des co-éditeurs tandis qu'ils modifient le texte.
Mode Strict
Le mode Strict est sélectionné pour masquer les modifications d'autres utilisateurs jusqu'à ce que vous enregistriez vos propres modifications et acceptiez les modifications apportées par d'autres utilisateurs. Lorsqu'un document est en cours de modification par plusieurs utilisateurs simultanément dans le mode Strict, les passages de texte modifiés sont marqués avec des lignes pointillées de couleurs différentes.
Dès que l'un des utilisateurs sauvegarde ses modifications, les autres verront une note dans la barre d'état indiquant qu'il y a des mises à jour.
Pour enregistrer les modifications apportées et récupérer les mises à jour de vos co-auteurs cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure. Les mises à jour seront marquées pour vous aider à contrôler ce qui a été exactement modifié.
Note : Tout membre de la sphère peut modifier un document. Cependant, un document ne peut être supprimé que par son auteur (la personne qui l'a créé ou l'a téléchargé) ou l'administrateur de la sphère.
Ajouter un commentaire au document
Pour ajouter au commentaire à votre document, sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en évidence. Suite à cela, rendez-vous dans l’onglet « Collaboration », puis l’option « Ajouter un commentaire », celui-ci sera visible par l’ensemble des membres.
Pour afficher tous les commentaires ajoutés dans le document, rendez-vous dans la colonne de gauche et cliquez sur l'icône « Commentaires ».
Discuter avec vos membres
Pour engager une conversation en temps réel avec d'autres membres travaillant sur le même document, rendez-vous dans la colonne de gauche et cliquez sur l'icône « Chat ».
Une fenêtre de discussion s’ouvrira pour que vous puissiez écrire et envoyer des messages.
Sauvegarder un fichier
Par défaut, les modifications sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure qu'elles sont effectuées.
Si plusieurs membres travaillent sur le même fichier, les modifications sont enregistrées automatiquement lorsque la dernière personne qui l'a modifié ferme le document.
Renommer un fichier
Pour modifier l’intitulé d’un document depuis la box de fichiers, cliquez sur les trois petits points situés à côté du document en question, puis sélectionnez « Renommer ».
Télécharger un fichier
Les documents peuvent être téléchargés dans différents formats : DOCX, PDF, TXT, HTML ...
Pour ce faire, sélectionnez l’option « Fichier » puis « Télécharger comme… » et choisissez le format que vous souhaitez.
Créer un fichier
Pour créer un nouveau document depuis la box de fichiers, cliquez sur le bouton "+ Nouveau". Vous aurez la possibilité de créer un nouveau fichier de traitement de texte (Word), feuilles de calcul (Excel) et présentations (PowerPoint).
Vous pouvez également téléverser un document de votre ordinateur à votre box de fichiers via le bouton "Importer".
Offre Pro : coédition de documents Word
Offre Business & Enterprise : coédition de documents : fichier de traitement de texte (Word), feuilles de calcul (Excel) et présentations (PowerPoint)
Afin de faciliter la communication autour de l'aspect collaboratif, découvrez les conversations liées à un fichier
Mis à jour le : 07/11/2023
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