Comment structurer son réseau ?

Avant d’inviter vos membres, il est essentiel de définir la structure, les paramètres et les objectifs de votre organisation. Cette étape facilitera la navigation de vos membres et leur implication au sein de votre réseau.

1. Au niveau de l'organisation

A. Paramétrez votre organisation

En tant que gestionnaire, votre rôle est primordial dans la définition stratégique du réseau. Grâce aux pages de gestion, vous pouvez paramétrer et gérer votre organisation.

Dans l'onglet Configuration, il est possible de définir les éléments suivants :

Les informations générales de votre organisation (nom, description, type, logo et couleur)

Un portail public et un bouton de demande d'invitation

Un certain nombre d' options et de fonctionnalités de sphères (restrictions sur les messages, désactivation de certains outils..)

Les domaines e-mails automatiquement acceptés

Les badges à attribuer à vos membres

Une bannière et un background personnalisés

Une charte d'entrée dans l'organisation

Les e-mails automatiques envoyés à vos membres

Des familles de sphères

Des options avancées

B. Personnalisez votre portail interne

Le portail interne est la page vitrine de votre organisation.

Le gestionnaire peut le personnaliser à l'aide de widgets d'organisation de façon à alimenter cette interface d'un point de vue ergonomique et fonctionnel.

Voici quelques exemples de widgets disponibles : annuaire des sphères, liens utiles, vidéos, flux RSS, iframe, mise en avant d'un événement.

Le widget " Article d'accueil du portail " (article CMS est notamment utilisé pour présenter l'objet du réseau et apporter de l'information aux membres.

Pour aller plus loin, créez d'autres rubriques et rédigez plusieurs articles et sous-articles sur votre portail.

C. Créez des sphères et organisez-les par famille

Les types de sphères

Créez des sphères et choisissez un type de sphère adapté à leur usage.

La sphère fermée sera privilégiée pour des projets concernant un groupe spécifique et sera accessible sur invitation tandis que la sphère globale agrégera automatiquement l'ensemble des membres de votre organisation et sera utilisée pour de la communication transverse. La sphère ouverte pourra être utilisée pour adresser des thématiques ouvertes comme de la veille et seront accessibles selon la volonté de chaque membre. La sphère restreinte pourra servir pour de la communication descendante, etc.



La visibilité des sphères

Définissez la visibilité de vos sphères : les "sphères visibles" figureront sur votre portail d'organisation tandis que les "sphères non visibles" ne seront connues que des membres en faisant partie au niveau de leur barre latérale. Cette notion est à définir selon le degré de confidentialité souhaité.

Les familles de sphères

Organisez les sphères présentes au niveau de votre portail : un réseau structuré permet une meilleure navigation pour vos utilisateurs. Lorsque le nombre de sphères de votre organisation devient élevé, nous vous conseillons de mettre en place des familles de sphères afin de les organiser sur votre portail par thématique, projet, équipe, etc.



ASTUCES :

Créez une fédération, à savoir un réseau en arborescence constitué d’une organisation mère et d’organisations filles, petites-filles etc. Selon la taille et la structure de votre réseau, cette configuration peut s'avérer pertinente.

Exemples : un réseau national avec des branches régionales, une organisation constituée de nombreux départements, une association sportives avec plusieurs clubs.


Pour un niveau avancé de personnalisation, mettez en place une marque blanche pour votre organisation avec votre propre URL, des designs sur mesure et des moyens de connexions personnalisés. Contactez-nous sur : contact@whaller.com

2. Au niveau de la sphère

A. Paramétrez et personnalisez vos sphères

En plus du type de sphère précédemment évoqué, vos sphères sont personnalisables en fonction de l'utilité que vous souhaitez leur donner. Ainsi, depuis les paramètres d'une sphère vous pourrez choisir d'activer certains outils, de restreindre des droits, de définir une charte de bonne conduite, de gérer certaines notifications.

Comme sur le portail interne de votre organisation, vous avez la possibilité d'alimenter le contenu de votre sphère en ajoutant des widgets sur la colonne de droite, sous la liste des membres. Vous pouvez mettre en avant un événement, des liens utiles, des flux RSS, les derniers messages d'une autre sphère, ...

B. Créez des groupes

Afin de gagner du temps lors de vos communications, créez des groupes au sein d'une sphère : vous pourrez alors adresser des messages à un groupe constitué de plusieurs membres plutôt que de les mentionner un à un.

Ces groupes peuvent représenter les membres d'un même projet, d'une même équipe ou d'un département de votre organisation par exemple.



ASTUCE :

Alimentez automatiquement une sphère en intégrant un flux RSS pour des sujets d'actualité ou de veille. Consulter et réagir à des actualités sectorielles directement sur la plateforme deviendra un rituel pour vos membres.

Mis à jour le : 19/01/2023