Comprendre un compte mail géré par votre organisation

Un compte mail géré par votre organisation est une adresse email créée et administrée depuis Whaller par un gestionnaire autorisé.

Ce type de compte est généralement associé au domaine professionnel de votre organisation, par exemple :

prenom.nom@organisation.fr

Contrairement à un compte mail personnel que vous ajoutez vous-même avec des paramètres IMAP/SMTP, un compte géré est fourni par votre organisation. Vous pouvez l’utiliser dans Whaller Mail pour lire, rédiger, envoyer et organiser vos emails.

--IMAGE A INSERER : interface Whaller Mail affichant un compte géré par l’organisation dans la colonne de gauche--

À quoi sert un compte mail géré ?

Un compte mail géré permet à votre organisation de fournir des adresses professionnelles à ses membres, directement utilisables dans Whaller Mail.

Avec ce type de compte, vous pouvez :

• consulter vos emails professionnels ;
• envoyer des messages depuis votre adresse d’organisation ;
• utiliser les dossiers de messagerie ;
• rédiger des emails avec signatures et pièces jointes ;
• répondre, transférer, archiver ou supprimer des messages ;
• utiliser des outils associés, comme les alias ou le répondeur automatique, si votre organisation les autorise.

Le compte reste administré par l’organisation, ce qui permet une gestion centralisée des adresses et des accès.

Comment reconnaître un compte géré ?

Lorsqu’un compte est géré par votre organisation, Whaller Mail peut afficher une information spécifique dans la colonne de gauche.

Cette information indique que le compte est administré par l’organisation.

--IMAGE A INSERER : encart d’information indiquant que le compte mail est géré par l’organisation--

Vous pouvez également voir des outils supplémentaires associés à ce compte, comme :

• Alias ;
• Répondeur.

Ces outils apparaissent dans la section Outils de Whaller Mail lorsque le compte sélectionné est un compte géré.

--IMAGE A INSERER : section Outils de Whaller Mail avec les entrées Alias et Répondeur visibles--

Différence avec un compte mail personnel

Un compte mail personnel est ajouté par l’utilisateur lui-même. Il nécessite généralement de renseigner les paramètres techniques de connexion, comme le serveur IMAP, le serveur SMTP, les ports et les identifiants.

Un compte géré, lui, est créé par l’organisation. Vous n’avez pas besoin d’ajouter manuellement les paramètres techniques du compte dans Whaller Mail.

Les principales différences sont les suivantes :

• le compte personnel est configuré par vous ;
• le compte géré est fourni et administré par votre organisation ;
• le compte personnel peut généralement être supprimé depuis vos paramètres ;
• le compte géré ne peut pas forcément être supprimé par vous ;
• le compte géré peut proposer des fonctions spécifiques comme les alias ou le répondeur automatique.

Utiliser un compte géré au quotidien

Une fois disponible dans Whaller Mail, un compte géré s’utilise comme une boîte mail classique.

Vous pouvez :

• ouvrir la boîte de réception ;
• lire vos emails ;
• répondre aux messages ;
• rédiger de nouveaux emails ;
• ajouter des pièces jointes ;
• classer vos messages dans des dossiers ;
• utiliser les brouillons ;
• consulter les messages envoyés ;
• suivre la boîte d’envoi.

--IMAGE A INSERER : vue d’un compte géré avec boîte de réception, liste des messages et panneau de lecture--

Si vous disposez de plusieurs comptes mail dans Whaller Mail, vous pouvez choisir le compte expéditeur lors de la rédaction d’un message.

--IMAGE A INSERER : fenêtre de rédaction avec le champ “De” permettant de choisir le compte expéditeur--

Limites et responsabilités

Un compte géré appartient à votre organisation. Certaines actions peuvent donc être limitées pour garantir la cohérence et la sécurité de la messagerie.

Selon la configuration de votre organisation, vous ne pourrez peut-être pas :

• supprimer vous-même le compte ;
• modifier certains paramètres techniques ;
• changer certains alias ;
• modifier certains éléments administrés par l’organisation.

Ces restrictions sont normales : elles permettent à l’organisation de garder le contrôle sur ses adresses professionnelles.

Qui contacter en cas de besoin ?

Contactez un gestionnaire de votre organisation si vous souhaitez :

• obtenir un compte mail géré ;
• modifier votre adresse principale ;
• récupérer l’accès à votre compte ;
• créer ou supprimer un alias non disponible depuis votre interface ;
• signaler un problème d’envoi ou de réception ;
• supprimer ou désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé.

Bonnes pratiques

Pour utiliser efficacement un compte géré :

• utilisez votre adresse d’organisation pour les échanges professionnels ;
• vérifiez régulièrement votre boîte d’envoi en cas d’envoi programmé ou en erreur ;
• configurez une signature adaptée à votre organisation ;
• activez un répondeur pendant vos absences ;
• utilisez les alias pour les adresses fonctionnelles plutôt que pour multiplier les comptes ;
• informez votre organisation si vous n’avez plus besoin d’un alias ou d’un compte ;
• ne partagez jamais votre mot de passe.

En résumé

Un compte mail géré par votre organisation vous permet d’utiliser une adresse professionnelle directement dans Whaller Mail.

Il vous donne accès aux fonctions essentielles de messagerie, tout en permettant à votre organisation de garder la maîtrise des comptes, des domaines et des règles de sécurité.

Selon vos droits et la configuration de votre organisation, vous pouvez également gérer vos alias et configurer un répondeur automatique depuis Whaller Mail.

Mis à jour le : 22/05/2026