Whaller Mail peut être administré au niveau d’une organisation lorsque la fonctionnalité est activée. Cette administration permet de gérer des domaines mail, de créer des comptes pour les membres, de configurer des alias et de contrôler les accès à la gestion des mailboxes.

Cet article s’adresse aux gestionnaires d’organisation ou aux membres disposant du droit de gestion des mailboxes.

--IMAGE A INSERER : page d’administration d’une organisation avec l’entrée “Mailboxes” dans le menu de gestion--

Accéder à l’administration Whaller Mail

Pour accéder à l’administration Whaller Mail :

1. Ouvrez l’organisation concernée.
2. Accédez à l’espace d’administration de l’organisation.
3. Cliquez sur l’entrée Mailboxes.

--IMAGE A INSERER : menu d’administration d’une organisation avec l’entrée “Mailboxes” mise en évidence--

Si l’entrée Mailboxes n’apparaît pas, plusieurs raisons sont possibles :

• la fonctionnalité Whaller Mail n’est pas activée pour l’organisation ;
• l’option mailboxes n’est pas disponible sur cette organisation ;
• vous ne disposez pas des droits nécessaires ;
• le produit associé n’est pas activé.

Dans ce cas, contactez un administrateur Whaller ou un gestionnaire de l’organisation.

Conditions d’accès

L’administration Whaller Mail est protégée par des droits.

Pour y accéder, vous devez être dans l’un des cas suivants :

• être gestionnaire de l’organisation ;
• disposer d’un rôle autorisant la gestion des mailboxes.

Cette protection évite qu’un membre non autorisé puisse créer, modifier ou supprimer des comptes mail de l’organisation.

Comprendre les domaines mail

Un domaine mail correspond à la partie située après le @ dans une adresse email.

Par exemple, pour l’adresse suivante :

prenom.nom@organisation.fr

le domaine mail est :

organisation.fr

Dans Whaller Mail, l’administration des domaines permet de rattacher un domaine à l’organisation afin de créer ensuite des comptes mail pour les membres.

--IMAGE A INSERER : liste des domaines mail configurés dans l’administration Whaller Mail--

Ajouter un domaine mail

Depuis la page d’administration Whaller Mail, cliquez sur le bouton permettant d’ajouter un domaine.

Le formulaire peut vous demander :

• le nom de domaine ;
• le type de fournisseur ;
• les informations nécessaires à la connexion avec le fournisseur ;
• les paramètres associés au domaine.

--IMAGE A INSERER : formulaire d’ajout d’un domaine mail dans l’administration Whaller Mail--

Les fournisseurs disponibles peuvent dépendre de la configuration de votre plateforme Whaller.

Selon votre installation, certains fournisseurs peuvent être proposés, par exemple OVHcloud ou Gandi.

Comprendre les statuts d’un domaine

Chaque domaine peut avoir un statut indiquant son état.

Les statuts les plus courants sont :

• Actif : le domaine est disponible et peut être utilisé ;
• Désactivé : le domaine est présent mais ne peut plus être utilisé pour créer ou gérer des comptes actifs ;
• Erreur : une configuration ou une communication avec le fournisseur nécessite une vérification.

--IMAGE A INSERER : tableau des domaines mail avec la colonne “Statut” visible--

Si un domaine est en erreur, vérifiez sa configuration ou contactez l’administrateur technique de votre plateforme.

Vérifier la configuration DNS

La page de gestion des domaines peut afficher des indicateurs DNS, notamment :

• MX ;
• SPF ;
• DKIM.

--IMAGE A INSERER : indicateurs DNS MX, SPF et DKIM affichés pour un domaine mail--

Ces indicateurs permettent de vérifier certains éléments importants pour la réception, l’envoi et l’authentification des emails.

Si un indicateur apparaît comme invalide ou inconnu, une action peut être nécessaire dans la configuration DNS du domaine.

Gérer un domaine existant

Depuis la liste des domaines, vous pouvez ouvrir le détail d’un domaine.

La page de détail permet généralement de :

• consulter les informations du domaine ;
• voir les comptes mail associés ;
• créer un nouveau compte mail ;
• gérer les comptes existants ;
• désactiver ou réactiver le domaine selon son état ;
• supprimer le domaine si nécessaire.

--IMAGE A INSERER : page de détail d’un domaine mail avec le résumé du domaine et la liste des comptes associés--

Avant de désactiver ou supprimer un domaine, vérifiez les conséquences pour les comptes mail qui y sont rattachés.

Créer un compte mail pour un membre

Une fois un domaine configuré, vous pouvez créer un compte mail pour un membre de l’organisation.

Depuis la page du domaine, cliquez sur l’action permettant d’ajouter un compte.

Le formulaire peut demander :

• le membre concerné ;
• la partie locale de l’adresse email ;
• le libellé du compte ;
• le mot de passe du compte ;
• d’éventuelles informations complémentaires selon le fournisseur.

--IMAGE A INSERER : formulaire de création d’un compte mail pour un membre de l’organisation--

La partie locale correspond à ce qui se trouve avant le @.

Par exemple, pour créer :

prenom.nom@organisation.fr

la partie locale est :

prenom.nom

Une fois le compte créé, il peut être disponible dans Whaller Mail pour le membre concerné.

Modifier un compte mail

Depuis la liste des comptes associés à un domaine, vous pouvez modifier un compte existant.

Selon les droits et la configuration, vous pouvez notamment :

• modifier le libellé du compte ;
• associer le compte à un autre membre ;
• changer le mot de passe ;
• gérer les alias ;
• supprimer le compte.

--IMAGE A INSERER : liste des comptes mail d’un domaine avec le menu d’actions d’un compte ouvert--

Ces actions doivent être utilisées avec précaution, car elles peuvent avoir un impact direct sur l’accès du membre à sa messagerie.

Changer le mot de passe d’un compte

L’administration Whaller Mail permet de changer le mot de passe d’un compte géré.

Lors du changement de mot de passe, une politique de sécurité peut être appliquée.

Le mot de passe peut devoir respecter plusieurs règles, par exemple :

• une longueur minimale ;
• la présence d’une majuscule ;
• la présence d’un chiffre ;
• la présence d’un caractère spécial.

--IMAGE A INSERER : formulaire de changement de mot de passe avec les règles de sécurité affichées--

Si le mot de passe ne respecte pas la politique définie, il ne pourra pas être enregistré.

Gérer les alias d’un compte

Un alias est une adresse email supplémentaire qui redirige vers un compte existant.

Par exemple, le compte principal peut être :

marie.dupont@organisation.fr

et disposer d’un alias :

contact@organisation.fr

Depuis l’administration, vous pouvez gérer les alias associés à un compte mail.

--IMAGE A INSERER : fenêtre de gestion des alias d’un compte mail--

Les alias permettent de recevoir des emails envoyés à plusieurs adresses sans créer plusieurs comptes distincts.

Ils sont utiles pour des adresses fonctionnelles comme :

• contact@... ;
• support@... ;
• communication@... ;
• facturation@....

Supprimer un compte mail

La suppression d’un compte mail est une action sensible.

Avant de supprimer un compte, vérifiez :

• que le compte n’est plus utilisé ;
• que le membre concerné a été informé ;
• que les emails importants ont été sauvegardés ou transférés si nécessaire ;
• que les alias associés ne sont plus nécessaires.

--IMAGE A INSERER : confirmation de suppression d’un compte mail--

Selon la configuration, une confirmation peut être demandée avant la suppression définitive.

Désactiver ou supprimer un domaine

Un domaine peut être désactivé lorsqu’il ne doit plus être utilisé temporairement.

La suppression d’un domaine est plus définitive et doit être réservée aux cas où le domaine n’est plus nécessaire.

--IMAGE A INSERER : menu d’actions d’un domaine avec les options désactiver, réactiver ou supprimer--

Avant toute suppression, vérifiez les comptes et alias associés au domaine.

Gérer les droits d’administration Whaller Mail

Tous les membres d’une organisation ne doivent pas forcément avoir accès à l’administration Whaller Mail.

Pour déléguer cette gestion, vous pouvez utiliser les rôles de l’organisation et attribuer le droit de gestion des mailboxes aux membres concernés.

--IMAGE A INSERER : écran de gestion des rôles d’organisation avec le droit “Gérer les mailboxes” visible--

Ce droit permet à un membre autorisé de gérer les domaines et comptes mail sans nécessairement lui donner tous les droits de gestion de l’organisation.

Bonnes pratiques d’administration

Pour administrer Whaller Mail efficacement :

• limitez l’accès à l’administration aux personnes réellement concernées ;
• utilisez des adresses cohérentes et faciles à identifier ;
• définissez une convention de nommage pour les comptes ;
• utilisez les alias pour les adresses fonctionnelles plutôt que de multiplier les comptes ;
• vérifiez les indicateurs DNS après l’ajout d’un domaine ;
• appliquez une politique de mot de passe robuste ;
• informez les membres avant toute modification importante de leur compte ;
• évitez de supprimer un domaine ou un compte sans vérification préalable.

Exemple d’organisation recommandée

Pour une organisation nommée organisation.fr, vous pouvez par exemple utiliser :

prenom.nom@organisation.fr

pour les comptes individuels, puis créer des alias ou comptes dédiés pour les besoins collectifs :

contact@organisation.fr
support@organisation.fr
communication@organisation.fr
facturation@organisation.fr

Cette organisation facilite la lecture, la maintenance et la délégation des responsabilités.

En résumé

L’administration Whaller Mail permet de gérer la messagerie professionnelle d’une organisation directement depuis Whaller.

Vous pouvez y administrer :

• les domaines mail ;
• les comptes des membres ;
• les alias ;
• les mots de passe ;
• les statuts des domaines ;
• les droits d’accès à la gestion des mailboxes.

Cette administration centralisée permet de simplifier la gestion des adresses email tout en conservant un contrôle précis sur les accès et les responsabilités.

Mis à jour le : 22/05/2026