Gérer les droits sur les fichiers et dossiers d'une box de fichiers

Ce guide explique qui peut faire quoi dans la box de fichiers d'une sphère, et comment ajuster ces droits :
restreindre un dossier à quelques personnes, étendre des droits à d'autres membres, rôles ou sphères, verrouiller un élément en lecture seule, ou partager un fichier ou un dossier avec des personnes extérieures à Whaller.

Sommaire

1. Les notions à connaître
2. Les droits par défaut dans une box
3. Restreindre un dossier à certaines personnes
4. Étendre les droits d'un dossier ou d'un fichier avec les Permissions
5. Verrouiller un fichier ou un dossier (lecture seule)
6. Partager un fichier ou un dossier à l'externe
7. Récapitulatif et cas fréquents

1. Les notions à connaître

Les éléments d'une box

Une box de fichiers contient trois types d'éléments, appelés « ressources » :

• des dossiers, qui peuvent contenir d'autres dossiers, des fichiers et des liens ;
• des fichiers (documents, images, vidéos, etc.) ;
• des liens (URL enregistrées dans un dossier).

Toutes les actions décrites dans ce guide se trouvent dans le menu d'actions de l'élément (bouton « ⋯ » au bout de la ligne du fichier ou du dossier, ou clic droit selon votre affichage).

Les rôles dans une sphère

Les droits sur la box dépendent de votre rôle dans la sphère qui héberge la box :

Le statut de gestionnaire de l'organisation ne donne pas, à lui seul, de droit particulier sur les fichiers d'une box. Ce sont les rôles dans la sphère qui comptent : un gestionnaire qui n'est pas membre de la sphère n'a pas accès à sa box, sauf permission étendue explicite (voir § 4).

Les trois droits

Sur chaque fichier, dossier ou lien, Whaller distingue trois droits :

Ces droits sont cumulatifs dans un sens : accorder le droit d'écriture ou de suppression à quelqu'un lui accorde automatiquement le droit de lecture. À l'inverse, retirer le droit de lecture retire aussi l'écriture et la suppression.

2. Les droits par défaut dans une box

2.1 Ce que peuvent faire tous les membres

Dans une sphère « classique » (non restreinte), la box fonctionne comme un espace de travail collaboratif :

• tous les membres de la sphère voient l'ensemble des fichiers et dossiers (droit de lecture) ;
• tous les membres peuvent ajouter des fichiers, créer des dossiers et des liens, renommer, déplacer, remplacer et éditer les éléments existants (droit d'écriture), y compris ceux ajoutés par d'autres membres.

Concrètement, un membre peut téléverser un document à la racine de la box ou dans n'importe quel dossier, puis n'importe quel autre membre peut le renommer, le déplacer ou en téléverser une nouvelle version.

2.2 Ce qui est réservé au propriétaire, aux responsables de publication et aux administrateurs

Certaines actions sont considérées comme plus sensibles et ne sont pas ouvertes à tous les membres :

Ainsi, un membre peut modifier un fichier ajouté par un collègue, mais ne peut pas le supprimer : seuls le propriétaire du fichier, un responsable de publication ou un administrateur peuvent le faire.

2.3 Cas particulier : la sphère restreinte

Une sphère restreinte est une sphère dans laquelle l'administrateur a activé l'option « Restreindre la
publication » (dans les paramètres de la sphère). Dans ce type de sphère, seuls les membres du groupe Staff
désigné par l'administrateur, les responsables de publication et les administrateurs peuvent publier des messages.
Les autres membres peuvent seulement lire, commenter et réagir.

Cette logique s'applique aussi à la box de fichiers :

En résumé, dans une sphère restreinte la box devient un espace de consultation pour les membres ordinaires : ils voient et téléchargent les fichiers, mais n'y déposent rien et ne modifient rien, sauf si on leur étend explicitement le droit d'écriture (voir § 4).

2.4 L'héritage des droits dans l'arborescence

Les droits se lisent de haut en bas dans l'arborescence : un élément qui n'a pas de règle particulière hérite des règles de son dossier parent. C'est ce qui permet, par exemple, d'accorder un droit d'écriture sur un dossier et de le voir s'appliquer à tout son contenu, ou de restreindre un dossier et de protéger du même coup tous ses sous-dossiers.

3. Restreindre un dossier à certaines personnes

3.1 Principe

Par défaut, tous les membres voient tout. Restreindre un dossier permet de le réserver à une liste de personnes et/ou de groupes de la sphère. Pour tous les autres membres, le dossier et tout son contenu disparaissent : ils n'apparaissent ni dans la box, ni dans la recherche, ni dans les favoris.

Quelques règles à connaître :

• la restriction ne s'applique qu'aux dossiers (pas aux fichiers isolés ni aux liens) ;
• elle porte sur le dossier et sur tout ce qu'il contient, sous-dossiers compris ;
• les administrateurs de la sphère et le propriétaire du dossier conservent toujours l'accès, même s'ils ne sont pas listés ;
• cette fonctionnalité dépend de l'offre de votre organisation (à partir de l'offre BUSINESS).

3.2 Qui peut restreindre un dossier

Le propriétaire du dossier, les responsables de publication et les administrateurs de la sphère.

3.3 Restreindre un dossier

1. Ouvrez le menu d'actions « ⋯ » du dossier.
2. Cliquez sur « Restreindre les accès ».
3. Dans la fenêtre « Restreindre le dossier « Nom du dossier » » :
4. • saisissez les identifiants des personnes qui auront accès au dossier (autocomplétion parmi les membres de la sphère) ; le propriétaire du dossier est déjà présent et ne peut pas être retiré ;
   • sélectionnez éventuellement des groupes de la sphère qui auront accès au dossier ; le groupe « Admin » apparaît toujours, car les administrateurs gardent l'accès dans tous les cas.
4. Validez avec « Restreindre les accès ».

Le dossier s'affiche ensuite avec une icône de dossier spécifique indiquant qu'il est restreint. Les membres non autorisés ne le voient plus. Si l'une de ces personnes avait mis le dossier ou l'un de ses fichiers en favori, ce favori est retiré.

Points d'attention :

• seules des personnes membres de la sphère peuvent être ajoutées à une restriction ;
• un dossier verrouillé (ou situé dans un dossier verrouillé) ne peut pas être restreint, et « Gérer les accès » est désactivé tant que le dossier est verrouillé ; déverrouillez-le d'abord ;
• un dossier situé dans la corbeille ne peut pas être restreint ;
• tant qu'un dossier est restreint, l'action « Déplacer » est désactivée pour ce dossier ;
• pour un dossier restreint, l'option de partage « Aux membres des sphères de l'organisation » n'est pas proposée (voir § 6.1).

3.4 Restreindre un sous-dossier d'un dossier déjà restreint

Vous pouvez restreindre davantage un sous-dossier situé dans un dossier restreint, par exemple pour réserver un
sous-dossier « Direction » à trois personnes parmi les dix qui ont accès au dossier parent. Dans ce cas :

• les personnes ajoutées doivent déjà avoir accès au dossier parent restreint ;
• les groupes proposés sont uniquement ceux autorisés sur le dossier parent.

Whaller refuse toute saisie qui donnerait à quelqu'un l'accès à un sous-dossier sans qu'il ait accès au dossier parent.

3.5 Gérer ou retirer une restriction

Sur un dossier déjà restreint, le menu d'actions propose « Gérer les accès » :

• ajoutez ou retirez des personnes et des groupes, puis validez ;
• lorsqu'une personne est retirée du dossier parent, elle est automatiquement retirée des restrictions des sous-dossiers dans lesquels elle figurait ;
• le bouton « Retirer les restrictions » (en bas de la fenêtre) supprime la restriction : le dossier redevient visible pour tous les membres de la sphère, après confirmation.

3.6 Quels sont les droits à l'intérieur d'un dossier restreint ?

Pour les personnes autorisées, les droits habituels s'appliquent (lecture et écriture pour les membres, suppression pour le propriétaire, les responsables de publication et les administrateurs).

Pour les personnes non autorisées, il n'y a plus aucun droit par défaut : elles ne voient pas le dossier. Il est toutefois possible de leur accorder ponctuellement un droit sur un élément du dossier grâce aux Permissions (voir § 4.5).

4. Étendre les droits d'un dossier ou d'un fichier avec les Permissions

4.1 Principe

Les Permissions permettent d'élargir les droits par défaut d'un élément (fichier, dossier ou lien) à des personnes qui ne les ont pas, y compris à des personnes qui ne sont pas membres de la sphère. Elles sont disponibles dans les sphères d'une organisation.

Cas d'usage typiques :

• donner le droit de supprimer un dossier partagé à un membre qui n'en est pas propriétaire ;
• donner le droit d'écriture sur un dossier aux membres ordinaires d'une sphère restreinte ;
• rendre un dossier de référence lisible par les membres d'une autre sphère de l'organisation, sans avoir à les faire entrer dans la sphère ;
• donner accès à un fichier à toutes les personnes ayant un rôle donné dans l'organisation (par exemple « Managers »).

Les Permissions ajoutent des droits ; elles ne permettent pas d'en retirer aux membres de la sphère. Pour cacher un dossier à certains membres, utilisez la restriction (§ 3).

4.2 Qui peut gérer les Permissions

• Consulter les permissions d'un élément : tout membre de la sphère (menu « Permissions »).
• Ajouter ou retirer des permissions : les responsables de publication et les administrateurs de la

sphère uniquement.

4.3 La fenêtre « Permissions »

1. Ouvrez le menu d'actions « ⋯ » du fichier ou du dossier.
2. Cliquez sur « Permissions ».

La fenêtre « Permissions du fichier « … » » (ou « du dossier ») comporte, à gauche, trois onglets correspondant aux trois droits :

• Droits de lecture
• Droits d'écriture
• Droits de suppression

Pour chaque droit, la partie principale affiche :

• un rappel de qui possède déjà ce droit par défaut (par exemple « Tous les membres de la sphère « X » » pour la

lecture, ou « Administrateurs et Responsables de publication de la sphère X » pour la suppression), ainsi que le
propriétaire de l'élément ;

• la zone « Étendre ce droit à : », organisée en onglets :

4.4 Ajouter ou retirer une permission

1. Choisissez le droit concerné dans la colonne de gauche (lecture, écriture ou suppression).
2. Choisissez l'onglet Membres, Groupes, Sphères ou Rôles.
3. Recherchez la personne, le groupe, la sphère ou le rôle, puis cliquez sur le bouton « + ».
4. Pour retirer une permission, cliquez sur la croix « Retirer » en bout de ligne.

Les modifications sont immédiates, sans bouton d'enregistrement.

Règles à connaître :

• accorder le droit d'écriture ou de suppression accorde automatiquement le droit de lecture ;
• retirer le droit de lecture retire automatiquement les droits d'écriture et de suppression ;
• une permission accordée sur un dossier s'applique à tout son contenu (sous-dossiers et fichiers), sauf si un élément du dossier porte ses propres permissions ;
• le propriétaire de l'élément ne peut pas être retiré.

4.5 Permissions et dossiers restreints

Sur un dossier restreint (ou sur un élément situé dans un dossier restreint), la fenêtre affiche un avertissement :
par défaut, seuls le propriétaire et les administrateurs de la sphère disposent des droits. Les possibilités d'extension sont volontairement réduites :

• Lecture et Écriture : extension à des membres uniquement ;
• Suppression : extension à des membres et à des groupes de la restriction.

Accorder le droit de lecture à une personne sur un dossier restreint rend ce dossier visible pour elle.

4.6 Permissions et sphères restreintes

Dans une sphère restreinte, l'onglet Droits d'écriture rappelle que seuls le propriétaire, les administrateurs, les responsables de publication et le groupe Staff disposent du droit d'écriture. C'est ici que vous pouvez redonner le droit d'écriture à un membre ordinaire, à une sphère ou à un rôle, sur un dossier précis.

4.7 Comment une personne extérieure à la sphère accède-t-elle à l'élément ?

Une personne qui n'est pas membre de la sphère ne voit pas la box dans la sphère. Une fois qu'une permission de lecture lui a été accordée, elle accède à l'élément :

• par son URL directe : le propriétaire ou un membre peut la lui transmettre via **« Copier l'URL d'accès interne »** dans le menu d'actions (ou « Copier l'url » dans la fenêtre « Partager ») ;
• via un message dans lequel le fichier a été partagé dans une sphère dont elle est membre (**« Partager » > « Aux membres des sphères de l'organisation »**).

Partager un fichier dans un message d'une autre sphère ne donne pas accès au fichier par lui-même : si les destinataires n'ont pas de droit de lecture sur l'élément, ils ne pourront pas le consulter. Pensez à étendre le droit de lecture à cette sphère dans les Permissions.

4.8 Demander l'accès à un élément

Lorsqu'une personne ouvre le lien d'un fichier ou d'un dossier auquel elle n'a pas accès, Whaller lui affiche le
message « Vous n'avez pas accès à cette ressource » et lui propose de demander l'accès :

1. La personne coche le ou les droits souhaités (Lecture, Écriture, Suppression) et clique sur « Demander l'accès ».
2. La demande est transmise aux administrateurs de la sphère (notifications et espace des demandes de la sphère). Elle peut être traitée par le propriétaire de l'élément, un responsable de publication ou un administrateur.
3. En acceptant, la personne qui traite la demande ouvre la fenêtre « Définir les permissions » et choisit les droits à attribuer. Elle peut aussi refuser la demande.

Seuls les membres (et visiteurs) de l'organisation peuvent formuler une demande d'accès.

5. Verrouiller un fichier ou un dossier (lecture seule)

5.1 Principe

Verrouiller un élément le passe en lecture seule pour tout le monde, administrateurs compris, jusqu'à ce qu'il soit déverrouillé. C'est le moyen de figer un document validé, de protéger un dossier de référence contre les modifications accidentelles, ou de signaler qu'un fichier est en cours de modification hors ligne.

Cette fonctionnalité dépend de l'offre de votre organisation (à partir de l'offre BUSINESS).

5.2 Qui peut verrouiller et déverrouiller

Le propriétaire de l'élément, les responsables de publication et les administrateurs de la sphère.

5.3 Ce qu'un verrou empêche (et ce qu'il n'empêche pas)

Sur un élément verrouillé, personne ne peut plus :

• le renommer, le déplacer, le supprimer ;
• remplacer le fichier ou téléverser une nouvelle version, l'éditer en ligne, figer ou restaurer une version ;
• le dupliquer ;
• le restreindre ou gérer ses accès restreints.

Sur un dossier verrouillé, s'ajoute l'impossibilité d'ajouter des éléments dans le dossier ; tout son contenu (sous-dossiers et fichiers) est également verrouillé par héritage. Il n'est pas non plus possible de déplacer ou de restaurer un élément vers un dossier verrouillé.

En revanche, un verrou ne change rien à la consultation : lecture, prévisualisation, téléchargement, copie d'URL, favoris, partage et création d'un lien externe restent possibles pour les personnes qui ont le droit de lecture. Les Permissions restent modifiables.

5.4 Verrouiller un élément

1. Ouvrez le menu d'actions « ⋯ » du fichier, du dossier ou du lien.
2. Cliquez sur « Verrouiller ».
3. Confirmez dans la fenêtre « Verrouiller « … » ? ». Pour un dossier, Whaller rappelle que vous ne pourrez plus le modifier « ainsi que toutes les ressources qu'il contient ».

L'élément s'affiche ensuite avec une icône de cadenas (« Fichier verrouillé » / « Dossier verrouillé ») et les actions de modification sont grisées dans son menu.

5.5 Déverrouiller un élément

1. Ouvrez le menu d'actions « ⋯ » de l'élément verrouillé.
2. Cliquez sur « Déverrouiller ».

Un sous-dossier verrouillé situé dans un dossier lui-même verrouillé ne peut pas être déverrouillé individuellement : déverrouillez d'abord le dossier parent.

5.6 Verrou temporaire : « Télécharger pour modification (verrou) »

Pour modifier un fichier hors ligne sans risque qu'un collègue le modifie en parallèle, utilisez, dans le menu du fichier, « Télécharger pour modification (verrou) » :

1. Choisissez la durée du verrou : 20 minutes, 1 heure, 3 heures ou 24 heures.
2. Cliquez sur « Verrouiller et télécharger » : le fichier est verrouillé puis téléchargé.
3. Une fois vos modifications terminées, déverrouillez le fichier (ou attendez la fin du délai : le verrou est levé automatiquement) puis téléversez la nouvelle version.

Cette action est disponible pour toute personne disposant du droit d'écriture sur le fichier, même si elle n'en est pas propriétaire. Attention toutefois : le déverrouillage manuel reste réservé au propriétaire du fichier, aux responsables de publication et aux administrateurs. Si vous n'avez aucun de ces rôles, le verrou que vous posez ainsi sera levé automatiquement à la fin de la durée choisie, ou plus tôt par l'une de ces personnes ; choisissez donc une durée adaptée.

5.7 Verrou et corbeille

Un élément verrouillé ne peut pas être mis à la corbeille. Si l'emplacement d'origine d'un élément supprimé a été verrouillé entre-temps, Whaller vous demandera de choisir un autre emplacement au moment de le restaurer.

6. Partager un fichier ou un dossier à l'externe

6.1 Le menu « Partager »

Le menu d'actions d'un fichier ou d'un dossier propose l'entrée « Partager », qui ouvre la fenêtre « Partager « … » » avec plusieurs options :

6.2 Ce qu'est un lien externe

Un lien externe est une URL publique qui permet à toute personne qui la possède — sans être membre de Whaller —
de consulter et, si vous l'autorisez, de télécharger un fichier ou le contenu d'un dossier, sur une page
dédiée « Téléchargement sécurisé ». Les destinataires n'ont jamais de droit d'écriture : ils ne peuvent ni
modifier, ni renommer, ni supprimer, ni ajouter quoi que ce soit.

Le lien peut être sécurisé par une date d'expiration, un mot de passe et/ou une liste d'adresses e-mail
autorisées.

6.3 Prérequis

Le partage externe doit être autorisé à deux niveaux :

• au niveau de l'organisation, par un gestionnaire (option de partage externe de fichiers). Si elle est

désactivée, la sphère affiche « Le partage externe de fichiers est désactivé au niveau de l'organisation » ;

• au niveau de la sphère, par un administrateur, dans les paramètres de la sphère, outil « Box de fichiers »,

sous-option « Autoriser le partage de fichiers à l'externe ».

[Capture d'écran à insérer] Paramètres de la sphère, section Outils, interrupteurs « Box de fichiers » et
« Autoriser le partage de fichiers à l'externe ».

Limites :

• seuls les fichiers et les dossiers peuvent faire l'objet d'un lien externe (pas les liens) ;
• les sphères de type Diffusion Restreinte (DR) désactivent par défaut le partage externe ;
• si le téléchargement des vidéos est désactivé dans la sphère, les vidéos ne peuvent pas être partagées à l'externe.

6.4 Qui peut créer un lien externe

Tout membre de la sphère disposant du droit de lecture sur l'élément. Dans une sphère restreinte, seuls
le propriétaire de l'élément, les administrateurs, les responsables de publication et le groupe Staff peuvent créer
un lien externe.

Un élément ne possède qu'un seul lien externe actif à la fois : si un lien valide existe déjà, « Partager »
propose « Paramètres du lien externe » au lieu de « Créer un lien externe ».

6.5 Créer un lien externe

1. Ouvrez le menu d'actions « ⋯ » du fichier ou du dossier, puis « Partager ».
2. Cliquez sur « Créer un lien externe ». Le lien est créé immédiatement et la fenêtre **« Lien externe vers « … » »** s'affiche.
3. Copiez le lien avec le bouton « Copier » et transmettez-le à vos destinataires.
4. Ajustez si besoin les paramètres du lien (voir ci-dessous), puis cliquez sur « Enregistrer ».

[Capture d'écran à insérer] Fenêtre « Lien externe vers « … » » avec le champ du lien, le bouton « Copier » et la
section « Paramètres du lien ».

6.6 Les paramètres du lien

Les mêmes paramètres s'appliquent à un dossier partagé, à l'exception de l'interrupteur de téléchargement.

6.7 Ce que voit le destinataire

En ouvrant le lien, le destinataire arrive sur la page publique « Téléchargement sécurisé » de Whaller :

• si le lien est protégé par un mot de passe, il doit le saisir ;
• si le lien est réservé à des adresses e-mail, il doit saisir son adresse puis le code reçu ;
• pour un fichier : il peut le prévisualiser (documents bureautiques, PDF, images, etc.) et, si c'est autorisé, le télécharger ;
• pour un dossier : il navigue dans l'arborescence, ouvre et télécharge les fichiers un à un, ou utilise « Télécharger le dossier » : une archive ZIP est alors préparée et un lien de téléchargement lui est envoyé par e-mail. Ce lien est actif 24 heures et permet un seul téléchargement de l'archive.

Dans un dossier partagé, les éléments mis à la corbeille ne sont pas visibles des destinataires. Par précaution, supprimez le lien externe d'un élément avant de le mettre à la corbeille ou de le supprimer définitivement, afin de vous assurer que ses destinataires n'y accèdent plus.

6.8 Modifier ou supprimer un lien externe

Pour modifier un lien existant, ouvrez « Partager » > « Paramètres du lien externe », ajustez les paramètres puis « Enregistrer ». Si le lien a été créé par un autre membre, Whaller vous en avertit avant d'appliquer vos modifications.

Pour révoquer un lien, cliquez sur « Supprimer le lien externe » en bas de cette fenêtre, puis confirmez : les destinataires perdent immédiatement l'accès. Vous pourrez ensuite créer un nouveau lien, avec une URL différente.

Le menu d'actions d'un élément déjà partagé propose aussi directement « Copier le lien externe ».

6.9 Retrouver tous les liens externes d'une box

La box propose une vue « Liens externes » qui liste les liens externes actifs. Par défaut, vous y retrouvez vos propres liens ; la case « Afficher les liens externes partagés par d'autres » ajoute les liens créés par d'autres membres sur les éléments auxquels vous avez accès. Les administrateurs de la sphère voient l'ensemble des liens de la box. Depuis cette liste, on peut copier un lien, ouvrir ses paramètres ou le supprimer.

6.10 Traçabilité

A partir de l'offre ENTERPRISE, l'entrée « Journaux » du menu d'un élément retrace les événements le concernant, notamment : création, modification et suppression d'un lien externe, ouverture du lien, téléchargements effectués via le lien (avec l'adresse e-mail vérifiée du destinataire lorsqu'elle est connue), verrouillages, déverrouillages et attributions de permissions.

7. Récapitulatif et cas fréquents

7.1 Qui peut quoi, par défaut

Toute case « ❌ » peut être transformée en « ✅ » pour une personne, un groupe, une sphère ou un rôle donné grâce aux Permissions (à l'exception des actions de verrouillage, de restriction et de gestion des permissions, qui restent liées au rôle).

7.2 Quel outil pour quel besoin ?

7.3 Comment se combinent les mécanismes

• Restriction + Permissions : la restriction cache le dossier ; une permission de lecture accordée à une personne sur ce dossier le lui rend visible. Dans un dossier restreint, les permissions ne peuvent être étendues qu'à des membres (et à des groupes pour la suppression).
• Verrou + Permissions : le verrou bloque les modifications pour tout le monde, quelles que soient les permissions. Les permissions restent consultables et modifiables pendant le verrou, et s'appliqueront de nouveau après déverrouillage.
• Verrou + Restriction : un dossier verrouillé ne peut pas être restreint, et la gestion de ses accès restreints est désactivée tant qu'il est verrouillé ; en revanche, un dossier déjà restreint peut être verrouillé.
• Lien externe + Verrou / Restriction : un lien externe reste consultable sur un élément verrouillé. Il donne accès au contenu à toute personne qui le possède, indépendamment des restrictions et permissions internes : choisissez bien les personnes à qui vous le transmettez et sécurisez-le (expiration, mot de passe, e-mails autorisés).
• Corbeille : un élément à la corbeille ne peut être ni verrouillé, ni restreint ; le restaurer nécessite le droit d'écriture, le supprimer définitivement le droit de suppression.

Mis à jour le : 24/09/2026