En tant que gestionnaire, vous accédez à la fonctionnalité "Formulaires" depuis les pages de gestion de l'organisation (roue dentée), onglet "Formulaires", puis le bouton "Gestion des formulaires". Cette fonctionnalité est disponible à partir de l'offre Business.

Les formulaires permettent de collecter des informations auprès des membres de l'organisation, ou auprès de personnes extérieures lorsque le formulaire est accessible publiquement. le contenu du formulaire peut se décliner en 3 types de questions : champ libre, choix multiple et fichier à téléverser.

Depuis cette page , il est possible de :

• Créer un nouveau formulaire via le bouton "Nouveau formulaire"
• Consulter les formulaires existants et leurs propriétés ("Une fois" ou "Plusieurs fois", "Privé" ou "Public")
• Activer/Désactiver un formulaire existant
• Éditer, partager ou supprimer un formulaire existant via le menu "Actions"

Depuis cette page, il est également possible de consulter le nombre de réponses et au clic de les exporter au format XLSX.

Création d'un formulaire

Renseignements généraux

Le bouton "Nouveau formulaire" , donne accès à la modale de création, il faut dans un premier temps définir un nom et si vous souhaitez que vos membres puissent y répondre plusieurs fois ou non.

Il convient ensuite de définir les émetteurs et les destinataires :

Émetteurs
Les personnes qui pourront remplir ce formulaire. Choisissez "Réservé aux membres de l'organisation" ou "Accessible publiquement" (voir plus bas). Pour un formulaire réservé aux membres, si vous ne définissez pas les émetteurs, l'ensemble des membres de votre organisation pourront le remplir.

Destinataires
Les membres qui pourront avoir accès aux réponses de ce formulaire. Les gestionnaires sont toujours destinataires de tous les formulaires.

NB : vous pouvez directement sélectionner des rôles pour définir plus rapidement les émetteurs ou destinataires.

Pour finir, vous devez définir si ce formulaire donne lieu à un approbation, si vous activez cette option les réponses seront soumises à approbation par les destinataires.

Contenu du formulaire

Via le bouton "Ajouter" vous allez pouvoir créer votre formulaire, vous pouvez ajouter :

• Des intercalaires (titres de section)
• Des questions "Champ texte libre" avec une zone de réponse libre
• Des questions "Choix multiple", vous pourrez alors définir la possibilité de sélectionner plusieurs réponses ou non.
• Des questions "Fichiers à téléverser"

Toutes ces questions sont personnalisables, vous pouvez également les rendre obligatoire ou non et y ajouter une description.

Il est également possible de déléguer la gestion de formulaire à travers un rôle. Les membres désignés pourront accéder à la page de gestion des formulaires et agir comme un gestionnaire : édition, création, suppression, approbation, consultation et export des réponses)

Ouvrir un formulaire au public

En choisissant "Accessible publiquement" dans la liste des émetteurs, vous pouvez recueillir des réponses de personnes extérieures à votre organisation (participants à un événement, clients, partenaires, candidats…). Une fois le formulaire activé, l'icône "Partager" de la colonne "Actions" vous donne son lien, à diffuser par e-mail, sur un site, sur les réseaux sociaux ou via un QR code.

La personne qui ouvre le lien n'a pas besoin de compte Whaller : elle indique son prénom, son nom et son adresse e-mail, puis saisit le code de vérification reçu par e-mail (valable 5 minutes) avant de répondre. Elle reçoit ensuite un e-mail de confirmation. Un utilisateur déjà connecté à Whaller répond directement.

Conseil : le nom, le prénom et l'adresse e-mail du répondant sont déjà enregistrés avec sa réponse, inutile de les redemander dans le formulaire. Pensez à désactiver le formulaire une fois la collecte terminée.

Voici le fonctionnement des formulaires pour les membres d'une organisation

Répondre à un formulaire

Les membres de votre organisation ont accès à l'onglet "Formulaires" (1)

Via cet onglet, les membres peuvent :

• Cliquer sur les différents formulaires et y répondre (2),
• Accéder à un résumé des réponses aux formulaires auxquels ils ont déjà répondu (3),
• Consulter les réponses aux formulaires (visible par les destinataires (4).

Une petite icône (5) indique si les réponses sont en attente d'approbation par les destinataires.

Consulter les réponses à un formulaire

Depuis cet onglet (4), les destinataires des formulaires peuvent accéder aux réponses des émetteurs. Les réponses de personnes extérieures y figurent avec la mention "Externe" et leur adresse e-mail vérifiée. Les destinataires sont aussi prévenus de chaque nouvelle réponse par e-mail et dans le centre de notifications, onglet "Réponses de formulaires".

Mis à jour le : 14/10/2026