Que sont les permissions de fichiers ou de dossiers ?

Les permissions permettent d’étendre les droits d’accès à un fichier ou à un dossier au-delà des membres d’une sphère. Par défaut, un fichier stocké dans la box d’une sphère est accessible à tous les membres de cette sphère. Toutefois, il est possible d’élargir ces droits d’accès, notamment pour la lecture, l’écriture et la suppression, à des utilisateurs externes à la sphère. Ces droits peuvent être attribués à des membres spécifiques (externes à la sphère), à des sphères entières (et ainsi à tous leurs membres), à des groupes de membres internes à la sphère, ou encore à des rôles transversaux à l’organisation.

Paramétrer les permissions

Seuls les administrateurs de sphère et les responsables de publication pourront paramétrer et modifier les permissions. Les membres simples pourront voir les paramètres appliqués mais ne pourront pas les modifier.

Pour paramétrer les permissions sur un fichier, il convient de se rendre dans la box de fichier, d'identifier le fichier de votre choix puis via les trois points en bout de ligne, d'ouvrir le menu permettant d'afficher le bouton "Permissions".


Au clic sur le bouton "Permissions", une modale s'ouvre pour permettre l'extension des droits de la ressource à des membres, des sphères, des groupes ou encore des rôles.

Etendre les droits en lecture

Sur l'exemple ci-dessous, les droits de lecture pour le fichier "Plan de communication" ont été étendus à plusieurs membres en dehors de la sphère :

Etendre les droits en écriture

Sur l'exemple ci-dessous, les droits d'écriture pour ce même fichier ont été étendus aux membres de plusieurs sphères :


Sur l'exemple ci-dessous, les droits en écriture ont été étendus à des rôles transverses à l'organisation :

Etendre les droits de suppression

Les droits de suppression peuvent être étendus à des groupes de membres internes à la sphère comme le montre l'exemple ci-dessous :


NB : Ces exemples montrent des cas d'application pour des fichiers, il est également possible d'utiliser les permissions pour des dossiers et des dossiers restreints.

Après activation des permissions : usages et bonnes pratiques

Une fois les permissions définies depuis la box de sphère d'origine, il convient de copier le lien interne de la ressource et de le partager à l'extérieur de la sphère dans un message, une box de fichiers, un widget, un article CMS etc.
En effet, la ressource dont les permissions ont été étendues n'est pas automatiquement publiée pour les membres bénéficiant de ces nouveaux accès.

Dans un message au sein d'une autre sphère

Une fois les permissions définies, il est possible de copier le lien du fichier et de le partager dans un message au sein d'une autre sphère :

Dans la box de fichiers de la sphère de destination

Il est conseillé de créer un lien dans la box de fichiers de destination pour permettre un accès simple

Dans un widget liens utiles

Le lien de la ressource peut également être mis en avant au travers d'un widget liens utiles sur la colonne de droite de la sphère de destination comme dans l'exemple ci-dessous :

Demander l'accès à une ressource

Comme détaillé précédemment, les administrateurs de sphère et responsables de publication peuvent définir des permissions pour des fichiers.
Si le lien de la ressource est partagé dans une autre sphère, cela ne signifie pas nécessairement que tous ses membres y ont accès. En cliquant alors sur le lien, ces membres ont la possibilité de demander l'accès à la ressource comme le fait figurer l'exemple ci-dessous, en précisant le type de droit souhaité :

Gérer une demande d'accès

Une fois la demande d'accès effectuée par un membre, l'administrateur de la sphère d'origine recevra cette demande depuis son centre de notifications.
Il pourra alors accepter la demande d'accès et donner plus ou moins de permissions comme le montre l'exemple ci-dessous :

Mis à jour le : 28/03/2025