Gestionnaire & Administrateur
Modèle de widget
Vous avez découvert les widgets disponibles sur la plateforme et comment les paramétrer. Découvrez désormais les "modèles de widget", une fonctionnalité qui permet aux gestionnaires d'organisation de préparer des widgets à disposition des administrateurs de sphère au niveau du centre de widget. Rendez-vous dans l'onglet "Widgets" des pages de gestion et en bas de la page, cliquez sur "Créer un modèle", en définissant un titre, une descriPeu de lecturesComment ajouter ou retirer un administrateur dans une sphère ?
Seul un administrateur de sphère ou un gestionnaire de l'organisation a le droit de nommer ou de retirer un administrateur. Depuis la sphère (profil administrateur) Allez sur le profil du membre en question depuis la liste des membres et via le bouton "Plus", cliquer sur l'action souhaitée. Depuis la page de gestion des sphères (profil gestionnaire) Au niveau de la sphèPeu de lecturesWhaller IAssistant (Intelligence Artificielle)
Whaller lance sa brique d’Intelligence Artificielle appliquée Whaller dispose désormais d’une brique complète d’IA générative, appliquée à sa plateforme communautaire et collaborative. Que permet de faire cette nouvelle brique ? • Générer automatiquement des tâches • Corriger et améliorer des textes en cours de rédaction • Synthétiser des discussions et des conversations non lues • Transformer des textes afin de les rendre plus lisibles pour les personnes en situation de handicap QuPeu de lecturesComment retirer un membre d'une sphère ou d'une organisation ?
Depuis la sphère - profil administrateur Rendez-vous sur le profil du membre en question et via le bouton « Plus », cliquez sur l'action « Retirer de cette sphère ». A noter que si le membre ne fait plus partie d'aucune sphère, il reste toujours membre de l'organisation et a toujours accès au portail interne des membres. Seul un gestionnaire peut définitivement retirer un memPeu de lecturesDemande et invitation dans une sphère ou une organisation
Les demandes d'entrées et les invitations se retrouvent à 2 niveaux. Au niveau de l'organisation, un gestionnaire peut consulter : Les demandes d'entrées dans une organisation Les invitations à rejoindre une sphère de l'organisation envoyées par n'importe quel gestionnaire ou administrateur. Au niveau d'une sphère, un administrateur peut consulter : Les demandes d'entrées dans la sphère. Les invitations envoyées par l'ensemble des administrateurs de sphPeu de lecturesWidgets
Il est possible de personnaliser votre organisation et vos sphères en ajoutant différents widgets. En tant que gestionnaire, vous pouvez accéder au Centre de Widgets grâce à l'onglet "Widgets" des pages de gestion. Vous pourrez alors activer/désactiver la possibilité d'utiliser certains types de widgets pour toute les sphères de votre organisation. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/websQuelques lecturesLes Analytics
Sur Whaller, les administrateurs de sphères et les gestionnaires d'organisations ont la possibilité de suivre l'activité de leurs réseaux à l'aide des Analytics* Vous pouvez retrouver les Analytics d’une organisation en tant que gestionnaire et d’une sphère en tant qu’administrateur. Dans la sphère : cliquez sur les trois petits points, puis sur l’onglet « Analytics ». Dans l’organisation : cliquez sur la roue dentée, puis sur l’onglet « Analytics ». Moteur de recherche Depuis les champPeu de lecturesMode webinaire sur BigBlueButton
Sur Whaller, un gestionnaire d’organisation a la possibilité d’activer le mode webinaire* dans l’ensemble des sphères de son organisation. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : Activation du mode webinaire depuis l’organisation Rendez-vous depuis les pages de gestion de votre organisation. Accédez à l’onglet « configuration ». Au niveau des options des sphères, activez l’option « Ajouter le type webinaire aux visio-sphères ». (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/websiPeu de lectures
Administrateur de sphère
Administration d'une sphère
Un administrateur a accès aux pages d'administration des sphères via les 3 petits points à droite de la barre d'en-tête. Depuis ces pages, un administrateur de sphère peut : 1/ Gérer les demandes d'entrée dans la sphère Cet onglet permet à un administrateur de sphère de gérer les utilisateurs souhaitant entrer dans la sphère. Il peut, depuis cette page, accepter ou refuser cesPeu de lecturesDupliquer une sphère
Dupliquer une sphère peut s'avérer très utile lorsque vous menez des projets dont la structure est similaire. En effet, dupliquer une sphère permet de conserver ses paramètres et ses widgets. Pour ce faire, il convient d'être administrateur de sphère ou gestionnaire d'organisation. En tant qu'administrateur de sphère, rendez-vous dans les paramètres de votre sphère via les trois petits points, puis cliquer sur "Dupliquer la sphère". (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/864Peu de lecturesLes permissions de fichiers et de dossiers
Que sont les permissions de fichiers ou de dossiers ? Les permissions permettent d’étendre les droits d’accès à un fichier ou à un dossier au-delà des membres d’une sphère. Par défaut, un fichier stocké dans la box d’une sphère est accessible à tous les membres de cette sphère. Toutefois, il est possible d’élargir ces droits d’accès, notamment pour la lecture, l’écriture et la suppression, à des utilisateurs externes à la sphère. Ces droits peuvent être attribués à des membres spécifiques (ePeu de lecturesComment inviter des personnes dans vos sphères ?
Sur Whaller, vous avez plusieurs façons d'inviter des personnes à rejoindre une sphère. Il faut généralement être administrateur de sphère pour inviter des personnes. Selon les paramètres d'une sphère, tous les membres peuvent y être autorisés. Depuis votre sphère (dont vous êtes l'administrateur) Dans la barre de menu en haut à droite, cliquez sur le bouton + puis sur "inviter quelqu'un"Peu de lecturesComment retirer un contact d'une sphère ?
Vous souhaitez retirer un contact d'une sphère ? Pour cela, il faut que vous soyez administrateur de la sphère en question. Cliquez sur son avatar puis lors de l'affichage de son profil, cliquez sur "Plus" puis sur "Retirer de cette sphère" :Peu de lecturesRenommer une sphère
Pour renommer une sphère, il faut être administrateur de celle-ci. Depuis une sphère, cliquez sur les 3 petits points pour accéder aux « Paramètres de sphère », puis rendez-vous dans la section Éditorial pour éditer le nom de celle-ci.Peu de lecturesComment supprimer une sphère ?
Seul un administrateur ou un gestionnaire peut supprimer une sphère via les paramètres de sphère. Depuis la sphère, il convient de cliquer sur les trois petits « Supprimer la sphère » qui se trouve tout en bas : Un gestionnaire peut également supprimer une sphère en se rendant sur les pages de gestion de l'organisation, et via le menu « Sphères » cliquer sur les 3 petits points etPeu de lecturesComment activer ou désactiver l'historique de sphère ?
Si vous activez l’historique de votre sphère, tous les nouveaux membres entrants auront accès aux messages publics publiés depuis la création de la sphère. Si vous désactivez l’historique de votre sphère, les nouveaux membres ne verront que les messages publics publiés après leur entrée dans celle-ci. Lorsque de nouveaux membres rejoignent votre sphère, ils sont informés de laPeu de lecturesDéfinir le logo de sa sphère
Personnaliser le logo, depuis les paramètres de sphère En tant qu'administrateur de sphère, rendez-vous sur les trois petits points en haut à droite de votre sphère, depuis le menu, cliquez sur " Paramètres de sphère ". Dans la section "Éditorial", allez à "Ajouter un logo". Cliquez sur "Téléverser", Choisissez "Téléverser", "Galerie" ou "Emojis",Peu de lecturesGroupes de membres au sein d’une sphère
Au sein d'une sphère, il est possible de créer des groupes de personnes. Les groupes permettent d’envoyer un message privé (ou public) à plusieurs membres sans être obligé de mentionner chacun des membres individuellement. Deux groupes sont déjà présents par défaut, les administrateurs et les publishers (responsable de publication). (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/50dPeu de lecturesGalerie d'images
La galerie d'images* est une option de sphère qui affiche des images postées dans la sphère tout en haut du flux. Cette galerie affiche les images aléatoirement afin de brasser le plus possible les possibilités de découvertes dans la sphère. Un clic sur une photo amène au message en question. Pour activer la galerie d'images, rendez-vous dans vos paramètres de sphère via les trPeu de lectures
Gestionnaire d'organisation
Organiser sa fédération
Sur Whaller il est possible de créer une fédération d'organisations. Les fédérations sont une façon de structurer les organisations (qui contiennent des sphères) sous forme d'arborescence. En tant que gestionnaire de l'organisation mère, vous allez pouvoir créer et modifier votre arborescence à votre guise. Pour cela, il convient de se rendre dans les pages de gestion de votre organisation mère et de cliquer sur l'onglet "Fédération". (httPeu de lecturesFormulaires
En tant que gestionnaire, vous pouvez accéder à la fonctionnalité "Formulaires" via les pages de gestion (roue dentée). Cette fonctionnalité est disponible en offre Enterprise. Les formulaires permettent de collecter des informations auprès des membres de l'organisation. le contenu du formulaire peut se décliner en 3 types de questions : champ libre, choix multiple et fichier à téléverser. Depuis cette pPeu de lecturesGestion d'une organisation
Un gestionnaire a accès aux pages de gestion d'une organisation via la roue dentée à droite de la barre d'en tête. Depuis ces pages, un gestionnaire d'organisation peut : 1/ Gérer les demandes d'entrées dans l'organisation Cet onglet permet à un gestionnaire de gérer les utilisateurs souhaitant entrer dans l'organisation. Il peut, depuis cette page, accepter ou refuser ces demandes. Découvrez l'articlPeu de lecturesLes Articles CMS
Les Articles CMS (Content Management System) font partie des outils d'organisation ce qui signifie qu'ils sont visibles de tous les membres depuis le portail d'organisation. Le CMS permet d'alimenter vos portails interne et externe (public), avec du contenu "froid" constitué de texte, d'images, vidéos, fichiers etc... Pour accéder à la gestion des articles CMS, le gestionnaire se rend dans l'onglet "Articles CMS" dans la section "outils" des pages de gestion. NB : un gestionnaire peut déléguerPeu de lecturesGestion des membres et visiteurs
Membres Depuis l'onglet "Membres" des pages de gestion, les gestionnaires peuvent consulter la liste de l'ensemble des membres de leur organisation et leurs informations (prénom, nom, identifiant, sphères d'appartenance... ). Un certain nombre d'actions de gestion des membres sont également possibles et expliquées ci-dessous. Recherche et filtres Via la barre de recherche, il est possible de rechePeu de lecturesDéfinir les statuts de profil
En tant que gestionnaire, rendez-vous au niveau de l'onglet "Rôles et profils" des pages de gestion : un onglet "Statuts de profil" apparaît. Au sein de votre organisation, il est possible de définir un ensemble de statuts de profil qui seront suggérés à l'ensemble de vos membres. Voir article : Choisir un statut Afin de créer un nouveau statut qui sera proposé par défaut à vos membres, il convient de cliquer sur le bouton "+ Nouveau statut dPeu de lecturesGestion des sphères
En tant que gestionnaire d'organisation, il vous est possible d'avoir une vue globale de toutes les sphères rattachées à votre organisation. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Sphères" des pages de gestion. En haut à droite, un bouton vous permet d'exporter la liste de toutes les sphères de l'organisation. L'export vous sera communiqué par e-mail. Chaque ligne est relative à une sphère donnée etPeu de lecturesPortail public (ou externe)
En tant que gestionnaire, il est possible de définir un portail public (ou portail externe) qui servira de vitrine aux personnes qui ne sont pas membres de votre organisation. Sur ce portail externe, plusieurs éléments figurent dont certains pourront être personnalisés : une bannière, d'éventuelles sphères publiques de votre organisation, des articles CMS, un formulaire de contact ainsi qu'un bouton de demande d'invitation dans l'organisation. Activation et bouton de "Demande d'invitation"Peu de lecturesPersonnaliser la liste des types d'événement
Comme vous avez pu le voir dans notre article dédié à la création d'événement, la première étape consiste à choisir un type d'événement. Par défaut, nous vous proposons une liste variée de types d'événement. En tant que gestionnaire d'organisation, il vous est néanmoins possible de personnaliser cette liste. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "ConfiPeu de lecturesJournaux d'activités de boxes de fichiers
Cette fonctionnalité est accessible en offre Enterprise Les gestionnaires d'une organisation peuvent visualiser les journaux d'activité des boxes de fichiers. Ces journaux sont accessibles depuis 3 endroits : depuis un fichier (via le menu d'actions) : liste l'ensemble des journaux liés à un fichier spécifique depuis une box (via l'icone journaux en haut à droite de la box) : liste l'ensemble des journaux liés à toutes les ressources d'une sphère depuis les pages de gestion : liste lPeu de lecturesInformations pour le gestionnaire dans le mini-profil
Sur Whaller, chaque membre dispose d'un mini-profil sur lequel peuvent figurer des informations telles qu'une biographie ou des champs de profil personnalisés. En tant que gestionnaire, le mini-profil d'un membre contient un encart supplémentaire intitulé "Informations pour le gestionnaire". Demande d'entrée en attente Via le bouton "Demande d'entrée en attente", le gestionnPeu de lecturesConfigurer mon organisation
Lorsqu’on est gestionnaire d’une organisation et que l’on se rend sur le portail de celle-ci, on peut accéder à la configuration via les pages de gestion. Informations générales Renommer l'organisation Il est ici possible de renommer son organisation. Cliquer sur le bouton et saisir le nouveau nom. Type d'organisation Il est possible de choisir un type d'organisation : entreprise, associatioPeu de lecturesComment ajouter ou retirer un gestionnaire dans une organisation ?
Une organisation peut être gérer par un ou plusieurs gestionnaires. Pour nommer un nouveau gestionnaire, il convient d'accéder aux paramètres de gestion de l'organisation et de se rendre dans l'onglet « Membres ». Sélectionner le membre en question puis via le bouton « Action », cliquer sur « Ajouter aux gestionnaires ». Pour retirer le rôle de gestionnaire à un membre, un gesPeu de lecturesInviter ou ajouter des membres d'une organisation dans une sphère
Un gestionnaire d’organisation a la possibilité d’inviter ou d’ajouter de(s) membre(s) d’une organisation dans une autre sphère depuis les pages de gestion. Étape 1 Rendez-vous dans la rubrique « Membres », puis sélectionnez les membres que vous voulez ajouter ou inviter à une sphère. Vous pouvez utiliser les filtres présents pour faciliter votre recherche : identifiants, organisations, sphères, rôles. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/5d4b79afce51f800/d7e564ff-7bfPeu de lecturesMembres & Visiteurs
Sur Whaller, on distingue les membres des visiteurs. Les membres font partie d'une organisation et d'une ou plusieurs sphères. Ils ont accès au portail d'organisation sur lequel peut figurer l'annuaire des sphères, les gestionnaires, des articles CMS ou encore des widgets. Via l'annuaire des sphères il peut donc demander à rejoindre d'autres sphères de l'organisation ce qui n'est pas le cas d'unPeu de lecturesFamilles de sphères
Au sein d’une organisation, vous pouvez avoir une infinité de sphères et il est parfois difficile de s’y retrouver. Pour structurer votre réseau, vous pouvez créer des sous-catégories entre l’organisation et les sphères : les familles de sphères. Chaque famille de sphères permet de regrouper les sphères selon un même type, un usage similaire, le nombre de membres, etc. Création de famille de sphère Le gestionnaire d’organisation peut créer et administrer les familles de sphères depuiPeu de lecturesLe portail interne
Le portail interne est la page vitrine d'une organisation, elle peut faire figurer : l'annuaire des sphères, un calendrier, des articles CMS, des widgets, etc. Barre d'en-tête Si les options sont activées, les membres pourront retrouver dans la barre d'en tête le planning des ressources, les badgesPeu de lecturesCréer des champs de profils
Un gestionnaire d’organisation a la possibilité de créer de nouveaux champs de profils spécifiques à une organisation*. Ces champs permettent aux membres de l’organisation de pouvoir personnaliser leurs profils. Pour ce faire, rendez-vous dans la rubrique "Rôles & Profils">"Profils" depuis l'espace de gestion de votre organisation. Étape 1 Ajoutez et personnalisez de nouveaux champs, sélectionnez le tyPeu de lecturesGestion des rôles, des droits et des permissions
Au sein d'une organisation, les rôles ont deux principales vocations : faciliter l'identification des membres et attribuer des droits spécifiques. Les rôles sont créés et attribués aux membres par le gestionnaire d'organisation. Plus précisément, les rôles servent à : Enrichir les profils des personnes par une fonction, une position ou une dénomination relatives à l’organisation Distinguer visuellement des groupes de personnes grâce à l'ajout de "macarons" attachés aux rôlesPeu de lecturesListe des droits
(*) Sauf si restriction de droit ou d’écriture (au niveau de l’organisation ou de la sphère). (i) Action possible via les pages de gestioPeu de lecturesComment rattacher une sphère isolée à une organisation ?
Au préalable, il convient d'être à la fois administrateur de la sphère isolée et gestionnaire de l'organisation cible pour pouvoir effectuer le rattachement. Depuis la sphère isolée, il convient de se rendre sur les paramètres de sphère et de cliquer sur le bouton suivant : Ensuite une nouvelle fenêtre s'affiche sur laquelle il est possible de sélectionner l'organisatPeu de lecturesFAQ - Articles CMS
Le CMS (Content Management System) est une fonctionnalité qui fait partie des options d'organisation. Il vous permet de personnaliser vos portails interne et externe, avec des articles, des images, des vidéos etc. La "Foire aux Questions" est une typologie d'article CMS que vous pourrez mettre en place pour faciliter l'intégration de vos membres en créant des catégories et/ou des questions de FAQ. Créer une Foire aux questions (FAQ) Comme pour les articles CMS "classiques", il convient dePeu de lecturesContenu Multilingue : Message, CMS et charte
Le contenu multilingue se décline au niveau des messages, des articles CMS et des chartes de sphère et d'organisation. Activer du contenu multilingue consiste à proposer plusieurs versions linguistiques d'un même contenu : celui-ci s'affichera par défaut dans la langue du compte de l'utilisateur. Cette fonctionnalité est disponible uniquement en Offre Enterprise et doit être paramétrée par un gestionnaire de l'organisation. A noter : Dans le cadre d'une fédération, cette option est descendPeu de lecturesLes Badges
Sur Whaller, les badges sont une façon de récompenser vos membres pour valoriser leur travail, leur compétence ou leur contribution par exemple. Créer un badge La création de badge est un attribut des gestionnaires de l'organisation. Pour en créer, il convient de se rendre dans les paramètres de gestion, dans l'onglet "Configuration" puis dans la section "Badges". (https://storage.crisp.chat/users/Peu de lecturesLa boutique (et les points)
La boutique est une fonctionnalité permettant de proposer des articles propres à votre structure (tels que des goodies, stylos, sacs, carnets…) aux membres de votre organisation. Ces articles sont accessibles via un système de points. La boutique est une option disponible à partir de l'offre Business. Pour l’activer, veuillez vous rapprocher du support client à l'adresse : contact@whaller.com. Pour accéder à la boutique, chaque membre peut se rendre sur le poPeu de lecturesPlanning des ressources
Présentation Le planning de ressources est une option d'organisation qui permet de gérer des réservations de ressources (par exemple : salle, véhicule, matériel, etc...) au sein de Whaller. Il se présente sous la forme d'un calendrier sur le portail de l'organisation, et peut aussi être affiché dans les sphères. Cette option est activable dans la section « Autres options avancées » de l’onglet configuration de vos pages de gestion d’organisation. Création de ressources Pour pouvoirPeu de lecturesMode Dashboard
Le mode Dashboard, disponible uniquement en Marque Blanche, est une fonctionnalité qui permet de personnaliser la page root (accueil) à l’aide de différents widgets. Ces widgets seront à la fois définis par les gestionnaires et l’utilisateur lui-même à l’aide de widgets personnels. Sur la page Root, vous retrouverez dans la barre d'en tête : vos favoris, vos tâches et vos badges mais aussi un onglet avec l'annuaire des sphères de l'organisation. Autre particularité du mode Dashboard, un encarPeu de lecturesNouvelle option avancée de sécurité sur la politique des mots de passe
Une nouvelle option avancée de sécurité est disponible pour les organisations en offres Business ou Enterprise. Un gestionnaire d'organisation peut renforcer la politique de mot de passe de son organisation*, ce choix s'appliquera à tous ses membres automatiquement. Les membres devront modifier leur mot de passe pour le faire correspondre à la nouvelle politique appliquée. Whaller permet aux gestionnaires d'organisation de définir : La durée de vie du mot de passe, le nombre dPeu de lecturesConnecter Zapier à son compte
Zapier vous permet de connecter Whaller à plus de 2 000 autres services web. Les connexions automatisées appelées Zaps, mises en place en quelques minutes sans codage, peuvent automatiser vos tâches quotidiennes et créer des flux de travail ou d'information entre les applications. Par exemple, lorsque vous enregistrez un nouvelle opportunité dans votre CRM, ou lorsque vous sauvegardez une nouvelle chanson dans Spotify. Les possibilités sont énormes ! Chaque Zap a une application comme déclenchePeu de lecturesFédérations d'organisations
Whaller permet de créer des réseaux collaboratifs / sociaux organisés et structurés. Vous connaissez les sphères et les organisations, il faut savoir que vous pouvez aussi lier des organisations entre elles afin de créer un ensemble cohérent et structuré. Les fédérations sont une façon de structurer lPeu de lecturesComment supprimer une organisation ?
Seul un gestionnaire d'une organisation a les droits d'effectuer cette opération. Il est nécessaire au préalable de retirer tous les membres de l'organisation via les pages de gestion de cette dernière. (voir Comment retirer un membre d’une sphère – vous pouvez sélectionner tous les membres et via le bouton « Pour les x membres sélectionnés » les retirer) Le gestionnaire étant le dernier membre de l'organisationPeu de lectures