Les premiers pas
Choisir un statut
En télétravail, en visio ou absent ? Quoi de mieux que la possibilité de définir un statut associé à son profil pour informer ses collaborateurs à distance ! Définir son statut Pour définir son statut, il convient de cliquer sur son avatar en haut à droite, puis sur le bouton "Choisir mon statut". Il est alors possible de choisir l'un des statuts proposés par défaut ou de cliquer sur "+ NouvPeu de lecturesIdentifier les types d'utilisateurs
Sur Whaller, on distingue plusieurs types d'utilisateurs au sein d'une organisation : Les membres, Les visiteurs, Les administrateurs de sphères, Les gestionnaires d'organisation, Les membres ayant des rôlePeu de lecturesS'inscrire / se connecter
C'est votre première visite ? Cliquez sur le bouton "S'inscrire" : une pop-up s'ouvre : Choisissez un identifiant (si votre choix est déjà utilisé, vous serez averti par un message), renseignez nom, prénom et choisissez un mot de passe, acceptez nos conditions d'utilisation le tour est joué ! Comment choisir votre identifiant ? Votre identifiant ( ou "login" ) sera le psePopulaireLes sphères
Sécurisées et outillées, les sphères sont des lieux de partage, de discussion et de collaboration. Véritables plateformes de travail, elles permettent à une communauté de membres de partager des documents, des images, du contenu, des sondages, des événements... Une sphère est un espace de discussion dans Whaller. Vous pouvez inviter des personnes dans une sphère pour échanger des messages, des documents, des événements, etc. Il existe plusieurs types de sphères, ce qui vous permet de pPeu de lecturesGlossaire
Administrateur (de sphère) C'est un membre de la sphère qui a des droits spécifiques sur l'administration de celle-ci : inviter des personnes, accepter les demandes d'invitation, configurer les paramètres de la sphère. L'administrateur de sphère joue généralement un rôle essentiel dans l'animation de ses membres. Annuaire C'est la liste des membres d'une sphère. Il est possible de l'afficher sous forme de liste ou sous forme de trombinoscope ("facette"). Avatar C'est l'image qui vPeu de lecturesL'application mobile
Whaller dispose d'une application web et mobile (ou tablette) disponible au téléchargement sur l'Apple Store et Google Play. Pour vous connecter, saisissez vos identifiant et mot de passe habituels. Régler les notifications mobiles Une fois l'application téléchargée, il convient de se rendre dans les réglages de votre device pour autoriser les notifications de la part de l'application Whaller. Pour activer et personnaliser le système de push mobile, il convient de se connecter sur votre cPeu de lecturesLa page root (page d'accueil)
La page Root est la page d'accueil de chacun des utilisateurs de Whaller. Elle est accessible en cliquant sur l'icône Maison en haut à gauche de la barre d'en-tête. Depuis cette page un utilisateur pourra retrouver les différentes sphères et organisations dont il est membre, ses favoris, les tâches qui lui ont été affectées et ses badges. Onglet "Mes favoris" Dans cet onglet,Peu de lecturesGestion du profil
La modification de votre profil s'effectue dans la section " Compte " accessible en cliquant sur votre avatar. Compte L'onglet "Compte" vous permet de gérer et de modifier un certain nombre de paramètres pour que votre navigation au sein de notre site puisse être la plus adaptée à vos envies. Changer son identifiant, nom et prénom Ajouter plusieurs adresses e-mails Vous pouvez enregQuelques lecturesPuces de présence
Dans la liste des membres, une puce de couleur vous indique la disponibilité de votre interlocuteur : verte : connecté et actif sur la plateforme orange : connecté et non actif sur la plateforme (exemple un onglet ouvert non actif) OU connecté sur l'application mobile (même si elle est fermée) grise : non connectéPeu de lecturesLa barre d'en-tête
Une fois connecté, en haut de votre page se trouve la barre d'en-tête : cette barre est présente sur tous vos écrans Whaller. Le menu "Mes sphères" (à gauche) vous permet d'accéder à toutes vos sphères directement en cliquant sur la sphère concernée. Le chiffre dans chaque sphère indique le nombre de messages non lus (au total dans le titre et en détail sphère par sphère). Les icônes de la barre d'en-tête (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/3745785025b3b400/2f3c6b2f-Peu de lecturesGestion des notifications
Lors de la création de votre réseau, les interactions sont régulières entre les sphères. Pour cela, Whaller vous permet de régler vos notifications. Accédez à la page de gestion de vos notifications depuis votre avatar. Emails pédagogiques Vous pouvez activer ou désactiver la réception des emails pédagogiques Whaller (Newsletter, astuces, etc.). Horaires d’eQuelques lecturesCentre de notifications
Accessible dans la barre d’en-tête via le bouton "cloche", le centre de notifications permet de retrouver rapidement vos nouveaux messages, vos invitations reçues, les demandes d'entrées (uniquement pour les gestionnaires) ainsi que des suggestions de réseaux. Nouveaux messages Dans un premier onglet, vous retrouverez l’ensemble des sphères dans lesquelles vous avez des messages non lus. En cliquant directement sur la pastille rouge, vous pourrez directement marquer ces messages comme lus.Peu de lecturesLes organisations
Une organisation est une entité telle qu'une association, une entreprise, une fédération sportive, une institution, etc... Les membres d'une organisation sont, par exemple, des employés de l'entreprise, des adhérents de l'association ou du club... Les visiteurs sont les personnes externes mais qui peuvent être dans certaines sphères de l'organisation qui accepteraient les visiteurs. Par exemple, des clients, des partenaires... Une organisation peut accueillir un nombre illimité de memPeu de lecturesLes favoris
Sur Whaller, vous pouvez enregistrer un message, un fichier et/ou un dossier, un article du CMS ou encore une sphère depuis votre espace personnel « mes favoris ». Ajouter aux favoris un message Cliquez sur l’icône « étoile » ⭐️ située sur le côté droit de la publication. Vous pouvez aussi l'enregistrer depuis le menu. Cliquez sur les trois petits poinPeu de lecturesPlateforme de suggestions Whaller
Whaller est une plateforme qui évolue sans cesse. Vous pouvez également faire partie de cette évolution en nous partageant vos recommandations. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Aide & Ressources" puis dans la rubrique " Plateforme de suggestions ". Depuis cette page, vous retrouverez les suggestions d'améliorations ou de nouveautés uniquement pour la plateforme web dePeu de lectures
Les outils
Partager des fichiers en externe
Via la box de fichiers, il est possible de partager un fichier avec des personnes extérieures à la plateforme. Pour ce faire, une option doit être activée au niveau des pages de gestion de l'organisation ainsi qu'au niveau des paramètres de sphère. Activation de l'option de partage de fichiers Au niveau de l'organisation Pour activer cette option, un gestionnaire doit se rendre dans les pages de gestion de son organisation dans l'onglet "configuration" puis dans la section "optQuelques lecturesConversations liées à un fichier
Sur Whaller, il est possible de créer des conversations liées à un fichier présent dans la box de sphère. Pour ce faire, il convient de cliquer sur la "prévisualisation" d'un fichier puis sur "Conversations" via le bouton en haut à droite. En cliquant sur "+ nouvelle conversation", il est possible d'envoyer un nouveau message rattaché à ce fichier, en privé ou en public, qui sera automatiquement publié dQuelques lecturesBox de fichiers
Sur Whaller, la gestion électronique des fichiers est intégrée dans chacune de vos sphères grâce à une box de fichiers (Disponible à partir de l'offre Pro) et une suite bureautique (Whaller 365). Créer un dossier Rendez-vous sur le bouton « + Nouveau » pour créer un nouveau dossier. Créer un document Depuis le bouton « + Nouveau », créez un nouveau fichier de traitement de texte (Word), feuilles de calQuelques lecturesAnnuaire des membres d'une organisation
Accéder à l'annuaire S'il est actif, l'annuaire des membres d'une organisation est accessible au niveau de la barre d'entête du portail d'organisation ainsi que depuis votre barre latérale gauche de navigation, dans la section "Outils". Recherche par filtre Au niveau de la colonne de droite, plusieurs filtres sont disponibles pour vous aider à chercher des profils selon : un rôle une ou plusieurs étiquettPeu de lecturesTélécharger le contenu d’une box de fichiers
Sur Whaller, un administrateur de sphère a la possibilité d’exporter le contenu d’un seul dossier ou d’une box de fichiers* en entier. A noter : cette fonctionnalité n’est pas active pour une box OneDrive. Télécharger tout le contenu d'une box de fichiers Depuis la box de fichiers, rendez-vous sur le bouton « Télécharger » pour télécharger l'intégralité du contenu de la box de fichiers. (https://storage.crisp.chatPeu de lecturesKanban des tâches
Le Kanban des tâches (disponible à partir de l’offre Pro) permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble des projets à faire, en cours ou finalisés. Il est accessible via le bouton « Tâches » dans la barre d'en-tête avec les autres outils disponibles dans la sphère. Pour créer une nouvelle tâche, cliquer sur l’espace « Ajouter une tâche » puis définir son libellé et sa date butoir.Peu de lecturesL'audio-sphère
Sur Whaller, vous avez la possibilité de démarrer ou rejoindre une audio-sphère depuis n’importe quelle sphère dont vous êtes membre (si la fonctionnalité est activée). Démarrer une audio-sphère Rendez-vous depuis la barre d’en-tête d’une sphère et cliquez sur le bouton « Audio-sphère ». Rejoindre une audio-sphère Rejoignez une audio-sphère depuis la barre d’en-têtePeu de lecturesCollaborer avec la suite bureautique Whaller 365
Whaller 365 (disponible à partir de l'offre Pro*) vous permet de visualiser, créer, modifier et coéditer des documents stockés dans une box de fichiers en temps réel. Visualiser un fichier Vous pouvez visualiser n’importe quel document directement depuis la box de fichiers (en cliquant sur le document), sans nécessairement devoir le télécharger. Note : Les fichiers ne peuvent pas être édités lorsque vous les ouvrez en mode « aperçu ».Peu de lecturesUtilisation de BigBlueButton
La visio-sphère permet aux utilisateurs d’échanger à l’aide de leur caméra et de l’audio, mais aussi de collaborer efficacement en partageant des présentations ou leur écran. Activation de BigBlueButton depuis une sphère Rendez-vous au niveau des paramètres de votre sphère et sélectionnez l’outil de visioconférence BigBlueButton. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/de9b0967494cd000/98811f31-13e1-4Quelques lecturesVersioning : gestion des versions, nouvelle version, modification de fichier
Depuis la box de fichiers, il existe plusieurs façons de gérer des versions de fichiers selon que votre organisation est en offre Pro, Business ou Enterprise. Versioning Conservez l'historique des versions de vos fichiers bureautiques et revenez à celle de votre choix en un clic depuis le menu du fichier. Tous les types fichiers sont versionnés. (https://storage.crisp.chatPeu de lectures
Dans les messages
Messages non lus
Comment savoir si vous avez des nouveaux messages ? Sur la page "root", votre page d'accueil : Vous pouvez visualiser les messages non lus grâce aux puces rouges affichées à côté de chaque sphère : Sur une autre page le total de messagesPeu de lecturesRédaction de messages aux membres ou en privé
Dans une sphère vous pouvez envoyer un message à tous les membres ou en privé à un ou plusieurs membres. Les messages aux membres Pour écrire à tous les membres de la sphère, il convient de rédiger un message dans le champ ci-dessous « Écrivez un nouveau message » et de cliquer sur « Partager dans la sphère » Seuls les membres de cette sphère verront ce message. Retrouvez lesPeu de lecturesSyntaxe Markdown
Dans Whaller, vous pouvez personnaliser des textes (chartes, commentaires, widgets markdown, mail d'invitation, messages) avec le Markdown. Voici une aide pour la syntaxe à utiliser. TitresPopulaireÉtiquettes / tags
Qu'est-ce qu'une étiquette ? Les étiquettes (ou "tags" en anglais) permettent d'ajouter des mots-clés à une conversation, une sphère, un article ou encore un profil dans le but d'apporter du contexte et de la précision. Ces étiquettes peuvent par exemple être relatives à des thématiques de projet, des secteurs, des compétences etc. Etiquettes dans les messages Il est possible de créer une étiquette à l'aide du symbole directement lors de l'écriture du message. Par exemple, écrirPeu de lecturesOutils des messages
Dans une sphère vous pouvez poster un message public ou privé. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour personnaliser vos messages. 1/ Donner un style à votre message Vous pouvez personnaliser votre message avec différents styles prédéfinis (problème, question, important ...) (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/66e165f1b2b24400/b2314fba-13bd-43ca-a9f8PopulairePartager un document
Dans une sphère, cliquez sur les icônes sous le champ d'écriture d'un message pour découvrir tout ce que vous pouvez attacher à vos messages : documents, événements, sondages, étiquettes, petites annonces, cadeaux, tâches, mise en forme Markdown, ... En pièce jointe Pour partager un document ou une image, cliquez sur le trombone : (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/6c8d3f7383945800/b4a0dd4f-a3ad-4210-b2c1Peu de lecturesÉvénement et calendrier
Un événement peut être attaché à un message dans une sphère. Créer un événement depuis une sphère Rendez-vous depuis l’espace de publication d’une sphère et cliquez sur l'icone calendrier sous le champ de rédaction. Personnaliser un événement A la création de votre événement, sélectionner son type : réunion, séminaire, concert, spectacle, etc... Définissez un intitulé,Peu de lecturesPartager un sondage
Sur Whaller, vous avez la possibilité de créer un sondage, cela vous permet de collecter le feedback de vos collaborateurs quant à un projet, un évènement, etc. Création d’un sondage Rendez-vous depuis l’espace de publication depuis l’icône sondage « Attacher un sondage ». Les options de personnalisation Lors de la création de votre sondage, vous retrouvez les optioPeu de lecturesRechercher un message
Il est possible de rechercher un ou plusieurs messages dans une sphère : Soit en tapant le mot clé recherché : le flux sera trié avec les mots les plus approchants. Soit en recherchant par critère en cliquant sur (date, émetteur, étiquette, etc.). Dans ce cas, la liste des messages affichés sera exhaustive. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/Peu de lecturesDupliquer un message dans plusieurs sphères
Il est possible de dupliquer un même message dans plusieurs sphères en utilisant l'option correspondant via le picto ✚ pour accéder aux différentes options:Peu de lecturesComment partager un lien vers un message ?
Pour partager un lien vers un message/post public dans une sphère, cliquez sur l'icône " trombone " situé en haut à droite du message pour copier l'URL. Il suffit de le copier coller dans un autre message.Peu de lecturesLa modération de contenus
Les droits sur les publications : Tout utilisateur peut modifier/supprimer ses propres publications depuis le mode édition accessible dans le menu du message (situé en haut à droite). Lorsque vous êtes administrateur d’une sphère et/ou responsable de publication (c’est-à-dire membre du groupe @@Publisher) vous avez le droit de supprimer toutes les publications (hors messages privés auxPeu de lectures